後見アシスト公式ガイド / 日々の記録・資料整理
後見人が日々残しておきたい記録｜報告書を書く前に見返せる記録の残し方
- 公開日
- 最終更新日
- 編集・運営
- 後見アシスト運営事務局
面談や手続きなどの出来事があったときに、日付と確認した内容を短く残しておくと、報告書を作成するときに事実を見返せます。
要点
この記事の整理例では、日付、相手・場所、起きたこと、確認した事実、行ったこと、その理由、次に確認することを分けて残します。この記録は、報告書を作成するときに事実を確認するための手元資料として使います。家庭裁判所や所属先から記録方法の指示がある場合は、その指示を優先してください。
本記事では、掲載している公開情報をもとにした一般的な整理例を説明しています。書式、提出物、記載方法、運用は家庭裁判所や案件によって異なるため、提出先から届いた最新案内と個別の指示を優先してください。
公式情報との関係
掲載している公的機関などの公開情報を参照し、実務で確認しやすい形に整理しています
このページは後見アシスト運営事務局が、各記事の「参考資料」に掲載している公開情報を確認し、 後見業務と裁判所報告の準備で参照しやすい一般的な説明としてまとめたものです。 最新の様式、提出期限、添付資料、提出方法は、提出先の家庭裁判所から届いた案内と公式情報を優先してください。
- このページの要約
- この記事の整理例では、日付、相手・場所、起きたこと、確認した事実、行ったこと、その理由、次に確認することを分けて残します。この記録は、報告書を作成するときに事実を確認するための手元資料として使います。家庭裁判所や所属先から記録方法の指示がある場合は、その指示を優先してください。
- 対象
- 後見業務を担う方 / 記録漏れが不安な方 / 複数案件を扱う方
- 扱うテーマ
- 日々の記録・資料整理
この記事でわかること
- ✓日々記録しておきたい主な項目
- ✓面談・連絡、健康・医療、手続きごとの記録方法
- ✓報告書を書く前に見返しやすいメモの残し方
- ✓記録を無理なく続ける方法
まず押さえるポイント
- ✓対応した日付を残す
- ✓誰と何について話したかを短く書く
- ✓お金や財産に関係する内容は、金額と確認した通帳・領収書などの資料が分かるように残す
- ✓次に確認することや期限のある手続きは、期限と内容を一覧にして残す
関連して確認したい項目
記録しておきたい内容
次の表は、報告書を作成するときに事実を見返すための整理例です。家庭裁判所や所属先から記録方法の指示がある場合は、その指示を優先してください。
| 場面 | 記録する内容 | 報告書を書くときに確認できること |
|---|---|---|
| 面談・連絡 | 日付、相手、支援対象者の様子、相談内容 | 生活状況の変化を確認できる |
| 健康・医療 | 受診、服薬、入退院、介護サービス | 健康状態の変化を確認できる |
| 手続き | 役所、銀行、保険、施設とのやりとり | 行った手続きを確認できる |
| 本人の希望・意思確認 | 本人が話した内容、確認した日時・場所、同席者、その後に行ったこと | 本人の希望と、確認後の対応を見比べられる |
| 収支・財産 | 金額、使い道、通帳・領収書などの資料、口座・現金間のお金の移動 | 収支状況報告書や財産目録の内容と見比べられる |
報告書を書くときに見返しやすい記録の型
確認した事実と、その後に行ったことを分けておくと、報告書を作成するときに経過を追いやすくなります。次の型を、必要な項目だけ使ってください。
| 項目 | 書く内容 | 例 |
|---|---|---|
| 日付 | 対応した日、確認した日 | 2026年7月5日 |
| 相手・場所 | 本人、施設、病院、親族、銀行など | 施設職員Aさんと電話 |
| 起きたこと | 起きたこと、聞いたこと、手続きしたこと | 通院予定が変更になった |
| 行ったこと | 連絡、確認、手続きなど、実際に行ったこと | 本人へ予定を伝え、施設へ送迎を依頼した |
| 対応を選んだ理由 | その対応を選ぶ前に確認した事実 | 本人の体調と施設の送迎予定を確認したため |
| 次に確認すること | 期限や確認事項 | 次回診察後に薬の変更有無を確認 |
記録し忘れやすい場面
次のような出来事があったときは、日付と確認できた内容を短く残しておくと、後から経過を見返せます。
- ✓本人の体調や生活状況が変わった
- ✓施設、病院、介護事業者、親族と重要な連絡をした
- ✓本人の希望や拒否、迷いを確認した
- ✓大きな支出、臨時収入、契約変更があった
- ✓銀行、役所、保険、不動産などの手続きをした
- ✓予定していた対応が延期または中止になった
- ✓あとで確認する資料や、期限のある手続きが出てきた
続けやすい記録のコツ
すべてを長文にせず、出来事に近い時点で、事実と行ったことを短く残します。
- ✓対応後に、日付と要点を短く残す
- ✓金額がある場合は、金額と対応する資料を残す
- ✓判断に迷ったことは、確認した事実と理由を残す
- ✓本人以外のために支出したことは、誰のため、金額、目的、支出した理由を分けて残す
- ✓期限のある手続きは、期限と内容を一覧にして残す
よくある質問
- 後見人は毎日記録しないといけませんか？
- この記事の整理例では、出来事があったときに記録します。家庭裁判所や所属先から記録頻度の指示がある場合は、その指示を優先してください。日付、相手、起きたこと、行ったことを短く残しておくと、後から経過を確認できます。
- 短いメモはどのように使いますか？
- 日付、相手、起きたこと、行ったことが分かる短いメモは、報告書を作成するときに事実を確認する手元記録として使います。短いメモ自体が提出書類になるわけではありません。金額がある場合は、対応する通帳や領収書が分かるように整理してください。
- 本人の希望や意思確認はどう残しますか？
- 本人が話した内容、いつ・どこで確認したか、同席者、確認後に行ったこと、その対応を選んだ理由を分けて残します。推測と事実を混ぜず、本人の言葉や確認できた様子が分かる形で記録してください。
後見アシストでできること
- ✓「記録」では、面談・連絡、健康・医療、手続き全般などの出来事を登録できます。定期報告では、支払い・入金を「収支」に入力できます。初回報告には「収支」は表示されません。
- ✓「音声入力」を押すと、そのボタンに対応する入力欄の末尾へ、話した内容が改行して追加されます。すでに入力した内容は置き換わりません。利用には、対応ブラウザ、HTTPS環境、マイクの許可・接続が必要です。追加後は内容を確認・修正し、「保存」を押します。
- ✓定期報告では、「報告書の確認・要約へ」を開き、「要約を作成」を押します。すでに文章案がある場合は「要約を再作成」が表示されます。初回報告では記録の要約を作成しません。
- ✓「記録の要約」は報告書作成前の確認用で、報告書へ直接出力されません。「報告書項目」は出力対象の文章案です。内容を確認し、必要に応じて修正してください。
- ✓「やること一覧」で「やることを追加」を押し、予定日または期間の開始日・期限日を登録します。登録した内容は、ログイン後の「やること一覧」で確認できます。
- ✓やることのメール通知を利用する場合は、設定で「通知先メール」を入力し、「やることをメールで知らせる」を「する」にします。「やることの期限前の表示・通知」で、期限が近いものとして扱い始める日数を選びます。
- ✓やることのメールには、期限超過・期限間近・対応期間中の件数が記載され、個別のタイトル、期限、支援対象者名は記載されません。「定期整理の時期をメールで知らせる」も「する」にしている場合は、定期整理の確認対象件数が同じメールに含まれることがあります。詳細はログイン後の「やること一覧」で確認してください。
参考資料
後見アシスト運営事務局が、裁判所の公開情報を確認し、報告準備に使いやすい一般情報として編集しています。
書式や提出方法は更新される場合があります。提出先の裁判所から届いた案内と、次の公式情報をご確認ください。
裁判所報告の準備を、日々の支援記録から始めませんか。
後見業務の日々の記録を、報告書を書くときに見返せる形で残しませんか。
後見アシストの先行利用版では、面談・連絡、健康・医療、手続き、本人の希望、次に確認することを「記録」や「やること」に残し、報告書を書く前に見返せるよう準備しています。提供開始時にメールでご案内します。